Le Shift Project recrute un.e Chargé.e de gestion administrative

The Shift Project recrute un.e Chargé.e de gestion administrative. Vous pouvez candidater jusqu’au 11 juillet si les missions, les conditions et l’association vous plaisent !

NOTRE ORGANISATION

The Shift Project est un think tank qui œuvre en faveur d’une économie post-carbone. Guidés par l’exigence de la rigueur scientifique, notre mission est d’éclairer et influencer le débat sur la transition énergétique en Europe.

Association loi 1901 reconnue d’intérêt général créée par Jean-Marc Jancovici en 2010, The Shift Project (TSP) est soutenu par des entreprises qui veulent faire de la transition énergétique leur priorité stratégique. Les travaux de notre équipe pluridisciplinaire ont eu un impact notable sur l’élaboration des politiques publiques nationales et européennes.

L’équipe est composée d’une vingtaine de personnes aux profils variés, et dirigée par Matthieu Auzanneau. Elle travaille de près avec le bureau et les administrateurs de l’association, ainsi qu’avec les chef.fe.s de projet qui pilotent les groupes de travail. Le think tank bénéficie du soutien d’une large communauté d’experts, et notamment de bénévoles qui ont constitué une association autonome : Les Shifters.

Le ou la chargé.e de gestion administrative vient renforcer l’équipe Partenariats, administration et finances (la « PAF » pour les intimes), dont le rôle, transverse à l’activité du Shift, comprend la gestion administrative et du personnel, et les services généraux de l’association. C’est donc un poste central pour assurer le bon fonctionnement de l’association et de son équipe.

Votre profil

Formation Bac +3 minimum en finance, administration, commerce, communication, etc. Jeune diplômé(e) bienvenu(e).

Vous souhaitez donner du sens à votre travail. D’une insatiable curiosité, vous vous intéressez au changement climatique, et vous avez des convictions fortes quant à l’urgence d’agir pour en limiter les impacts. Intégrer une équipe jeune, drôle et sympathique dans un cadre de travail qui se veut bienveillant et évoluer dans une association d’intérêt général spécialisée dans la décarbonation de l’économie est une priorité à vos yeux.

De nature énergique et dynamique, vous savez prendre des initiatives, avec un bon niveau d’autonomie, de rigueur et une réelle capacité à arbitrer entre les priorités.

Vous aimez travailler en équipe et communiquez avec aisance grâce à vos capacités d’expression écrite et orale (idéalement en anglais également) et à vos qualités relationnelles, d’écoute et d’échange, notamment au téléphone.

Vous vous sentez bien dans le rôle de support central dans une organisation agile et à taille humaine, et faites preuve de sens du secret professionnel et de loyauté.

Vous maitrisez les bases des principes fondamentaux de gestion d’une organisation et les bases de connaissances en comptabilité et en ressources humaines et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques notamment Excel et collaboratifs (intranet, réseaux sociaux internes, web conférence…). Des compétences en informatique serait un plus.

VOS MISSIONS PRINCIPALES

Gestion RH

  • Mise à jour du registre du personnel ;
  • Edition des contrats de travail et des conventions de stages, avec le soutien du cabinet comptable;
  • Suivi et gestion de la relation et des modalités avec la prévoyance, la mutuelle, la médecine du travail, l’organisme de formation, URSAFF, etc. avec le soutien du cabinet comptable, ainsi que les différentes modalités de remboursement dû au personnel.

Gestion administrative

  • Suivi des subventions (privés ou publics) sur projets : constitution du dossier administratif;
  • Suivi et classement des dossiers administratifs ;
  • Rédaction et envoi des documents aux membres avant les Conseils d’Administration et Assemblées Générales (fréquence biannuelle) : invitation agenda, ODJ, pouvoir, procès-verbal ;
  • Aide à la restitution du budget réalisé et prévisionnel pour l’édition du rapport moral et financier (annuellement);
  • Préparation des formalités administratives dans le cadre des élections des membres du Bureau et des Administrateurs/trices (ponctuellement).

Gestion des services généraux

  • Recensement des besoins d’achats et de gestion du stock (toner, fournitures, matériel informatique, etc.) ;
  • Organisation logistique des déplacements éventuels des salariés de l’association ;
  • Négociation des contrats avec les différents fournisseurs ;
  • Gestion des achats et du budget des frais généraux (location des bureaux, assureur, cabinet comptable, SI, etc.) ;
  • Suivi et mise à jour de tous les contrats (assurances, fournisseurs et prestataires, etc.) ;
  • Veille et mise en application des obligations règlementaires (hygiène et sécurité) ;
  • Soutien au référent IT de l’équipe de bénévoles pour la maintenance du parc informatique et du réseau : achat et préparation des ordinateurs, installation du pack Office, antivirus, imprimante etc. ;
  • Gestion du standard téléphonique et de la boite mail « contact ».

Vie de l’équipe et de l’association

  • Communication interne
  • Animation de la vie d’équipe, notamment des moments de convivialité
  • Organisation d’évènements et de séminaires internes, dont la réservation éventuelle de transport et d’hébergements.

DES DÉTAILS QUI N’EN SONT PAS

Type de contrat : CDI

Début du contrat et temps de travail : démarrage dès que possible et idéalement à temps plein

Rémunération : 25-32k€ brut annuel selon profil (+ tickets restaurant + 50% transports ou Indemnité kilométrique vélo)

Lieu : poste basé dans les locaux du think tank (16 rue de Budapest, Paris 75009), avec possibilité de télétravail partiel

POUR CANDIDATER

Vous souhaitez apporter votre concours à un projet d’intérêt général ? Vous souhaitez travailler pour une association ? Notre mission vous parle ? Vous voulez interagir avec un écosystème riche et dynamique ? Vous pensez que votre profil correspond ? L’équipe vous plaît ? Rejoignez-nous !

  • Envoyez votre CV + Lettre de motivation
    par mail à Selma Chanemougame, Responsable Partenariat-Administration-Finance recrutement@theshiftproject.org
    Objet du mail : Candidature – Chargé(e) de gestion administrative